Page 22 - BDMS AWARDS 2024

2. บทคััดยุ่อ

หัวัใจขีองงาน Collection หรือหน่วัยุงานเร่งรัดหนี�ส่ิน ค์ือ “วางบิิลไว เก็็บิหนี้้�เร็็ว ก็ร็ะแสเงินี้ดี้ ธุุร็ก็ิจ
เดีินี้หนี้้าอย่่างมั่่�นี้คง”

ทีม Collection ขีองโรงพัยุาบาลักรุงเทพัภูเก็ตแลัะดีบุก มีค์วัามมุ่งมั�นที�จะวัางบิลัแลัะรับชำำาระหนี�
อยุ่างรวัดเร็วั เพัื�อเส่ริมส่ภาพัค์ลั่องทางการเงิน แลัะลัดระยุะเวัลัาในการเก็บหนี� (Collection Day) ให�ตำ�ากวั่า 60 วััน
ด�วัยุการเจริญเติบโตทางด�านรายุได�ขีองบริษััทเป็็นไป็ด�วัยุดี ส่ัดส่่วันขีายุเชำื�ออยุู่ที� 45 – 50% ป็ริมาณใบแจ�งหนี�
มากถ่ง 8,000-10,000 รายุการต่อเดือน ขีั�นตอนในการตัดรับชำำาระหนี�ค์่อนขี�างยุุ่งยุาก ซีับซี�อน แลัะใชำ�เวัลัามาก
ทำาให�ระยุะเวัลัาการจัดเก็บหนี�เฉลัี�ยุสู่งถ่ง 70 วััน การติดตามหนี�ทำาได�เพัียุง 50% ขีองบิลัทั�งหมด ส่่งผ่ลักระทบ
ต่อเส่ถียุรภาพัทางการเงินขีองบริษััท อีกทั�งพันักงานต�องทำางานลั่วังเวัลัา รวัมถ่งเส่าร์-อาทิตยุ์

เพัื�อเพัิ�มป็ระส่ิทธิิภาพั ทีมงานร่วัมกับฝ่่ายุ IT ได�พััฒนาโป็รแกรม CAF 007 รองรับการตัดรับชำำาระหนี�
แบบค์ลัิ�กเลัือกรายุการ แทนการลังขี�อมูลัใน Excel มากกวั่า 50 ค์อลััมภ์ อีกทั�ง โป็รแกรมส่ามารถชำ่วัยุตรวัจส่อบ
ยุอดเงินได�อัตโนมัติ ลัดขีั�นตอนการทำางานจากที�ต�องตรวัจเชำ็ค์แบบ Manual มาเป็็นการป็รับกระบวันการทำางาน
ให�ค์ลั่องตัวัขี่�น ผ่ลัที�ได� ค์ือการเพัิ�มป็ระส่ิทธิิผ่ลัในการติดตามหนี� ลัดระยุะเวัลัาการเก็บหนี�ลังเหลัือ 50 วััน ลัดค์วัาม
ผ่ิดพัลัาดในการลังขี�อมูลัแบบ Manual ลัดภาระงานลั่วังเวัลัา ส่ามารถเพัิ�มค์วัามพั่งพัอใจขีองพันักงาน นอกจากนี�
โป็รแกรมยุังชำ่วัยุลัดค์่าใชำ�จ่ายุทางอ�อมแลัะเพัิ�มป็ระส่ิทธิิภาพัในการจัดการทางการเงินอยุ่างเห็นได�ชำัด

3. ปัญหาแนวัคัิด/ที�มาแลัะคัวัามส่ำาคััญของโคัรงการ
(Background/Introduction)

ในช่วงที่่�เศัรษัฐกิจเฟื้้�องฟื้้ กิจการโรงพยาบัาลมี่การเจริญเติิบัโติที่างด�านรายได�ที่่�ด่อย่างติ่อเน่�อง รวมีถึึง
การขยายสัาขา ขยายคลินิกมีากขึ�น การวางบัิลให�เร็ว เพ่�อได�รับัชำาระเงินเข�ามีาก่อนดิว หร่อภายในดิว เปั็นหัวใจหลักของ
ที่่มีเปั็นอย่างยิ�ง กิจการกำาลังโชติิช่วงชัชวาล แติ่จ้่ๆ พนักงานมีาลาออกพร�อมี ๆ กัน ติอนที่่�ยังไมี่ลาออก ทีุ่กคนยังติ�อง
ที่ำางานล่วงเวลา หลายครั�งที่่�หลายคนติ�องนำางานกลับัไปัที่ำาที่่�บั�าน รวมีถึึงเข�าที่ำางานวันหยุดเสัาร์ อาที่ิติย์เก่อบัทีุ่กสััปัดาห์
เพราะถึ�าที่ำาแค่ในเวลา งานไมี่ที่ันแน่นอน อ่กที่ั�งรายการใหมี่ก็มี่เข�ามีาทีุ่กวัน เกิดการสัะสัมีของงาน สั่งผู้ลติ่อความีเคร่ยด
สัุขภาพพนักงานก็จะแย่ แติ่ด�วยที่่มีงานเปั็นที่่มีที่่�มี่ความีมีุ่งมีั�นติั�งใจ มี่นำ�าใจ ช่วยเหล่อกันในที่่มีเปั็นอย่างด่ ทีุ่กคน
ช่วยกันพยุงภาระงานที่่�มีากน่�ร่วมีกัน และในช่วงวันที่่� 25 ถึึงสัิ�นเด่อน เปั็นช่วงติัดหน่�ล็อติใหญ่ๆ เพ่�อสั่งข�อมี้ลให� Module
DF ที่ำาจ่ายแพที่ย์ และที่ันปัิดรอบับััญช่สัิ�นเด่อน ที่ำาให�พวกเราผู้้�จัดการและผู้้�อำานวยการฝึ่ายบััญช่การเงิน มี่โอกาสัได�เข�า
ออฟื้ฟื้ิติในวันหยุดสัุดสััปัดาห์ เพ่�อช่วยกันติัดหน่�ที่่�บัริษััที่ติ่างๆ ชำาระหน่�เข�ามีาให�ที่ันปัิดบััญช่ ที่ำาให�ที่ราบัว่า กระบัวนการ
ลงข�อมี้ลในแบับัฟื้อร์มีติัดหน่� CAF007 จาก AR Site สั่งถึึง BDMS Accounting นั�น มี่รายละเอ่ยดที่่�มีากจริง ๆ กว่าจะ
ได�แผู้่นงานติัดหน่�ติ่อชุด ติ�องใช�ข�อมี้ลที่ั�งในร้ปัแบับั File Excel และ Print Paper หลายแผู้่นงาน เพ่�อติรวจเช็ครายการ
ให�ติรงกับัที่่�บั.ปัระกันหร่อบั.ค้่สััญญาแจ�งชำาระ ก่อนลงข�อมี้ลใน Excel File บัางยอดที่่�ชำาระเข�ามีาปัระกอบัด�วยเลขที่่�
ใบัแจ�งหน่� 50 ใบั 100, 200, 300 หร่อมีากกว่านั�น user ติ�องมี่สัติิมีากๆ ในการด้เลขที่่�ใบัแจ�งหน่� แล�ว Copy รายการ
จากไฟื้ล์ Balance Aging ไปัแปัะลงในไฟื้ล์ Excel CAF007 ซึ่ึ�งมี่มีากกว่า 50 คอลัมีภ์ ก่อนนำาสั่ง BDMS Accounting
เพ่�อติัดในระบับั SAP ติามีลำาดับั งานน่�ใครชำานาญ Excel จะได�เปัร่ยบั ที่ำาให�บัางครั�งก็เกิดข�อผู้ิดพลาด ติัดหน่�รายการ
ซึ่ำ�าบั�าง ระบัุเลขที่่�ใบัแจ�งหน่�ไมี่ครบับั�าง ใสั่ข�อมี้ลขาดบั�าง เกินบั�าง หลากหลายร้ปัแบับั ซึ่ึ�งจริิงๆ แล้้วข้้อมููล้เกืือบทุุกื
ช่่อง 90% มูีอยูู่่ในริะบบแล้้วแต่่ user ยู่ังต่้องจัดทุำ�ริ�ยู่ง�นต่ัดริับช่ำ�ริะหนี�แบบ Manual กื่อเกืิด WASTE จึงเป็็นทุี�มู�
ข้อง CAF007 เงินที่่�โอนเข�ามีาในบััญช่มี่หลายบััญช่ ก็ติ�องระบัุให�ถึ้กธุ์นาคาร ถึ้กเลขที่่�บััญช่ ระบัุวันที่่�โอน ยอดเงินที่่�รับั
โอน, WHT, Bank Fee ก็ติ�องที่ำาการกระที่บัยอดทีุ่กรายการแบับั Manual & ใสั่รายละเอ่ยด WHT อ่กที่ั�งการเก็บัข�อมี้ล
รายละเอ่ยด WHT เพ่�อรองรับัการถึ้กติรวจสัอบัจากสัรรพากรและใช�สัิที่ธุ์ิที่างภาษั่ได� 100%

22 2024 BEST PRACTICE INNOVATION PROJECTS